Guía del Empleador para la Retención de Impuestos Federales

Los empleadores tienen muchas responsabilidades en materia de impuestos sobre el empleo. La retención de impuestos federales sobre la renta (FITW, por sus siglas en inglés) es una de estas responsabilidades.

Retener el impuesto federal sobre la renta puede ser un poco confuso porque retiene una cantidad diferente de los salarios de cada empleado, y los empleados pueden ajustar la cantidad que necesita retener.

Siga leyendo para obtener información sobre FITW, cuánto retener y cómo depositar y remitir el impuesto.

¿Qué es el impuesto federal sobre la renta?

Debe retener el impuesto federal sobre la renta de los salarios de los empleados y entregarlo al gobierno federal. El gobierno luego usa el impuesto para financiar programas gubernamentales, como defensa, atención médica, asistencia para vivienda, educación y beneficios para veteranos.

Cómo calcular la retención de impuestos federales sobre la renta

La retención de impuestos federales sobre la renta (FITW) es diferente para cada empleado. Si bien puede aprender a calcular la retención de impuestos federales a mano, usar un software de nómina que calcule el impuesto por usted es útil.

Para calcular FITW a mano, debe usar la Publicación 15 del IRS. En esta publicación, hay tablas de retención de impuestos sobre la renta que lo guiarán a través de la retención.

Hay dos maneras de calcular la retención de impuestos federales: el método de tramo salarial y el método de porcentaje. Los dos métodos le darán resultados similares. La publicación 15 tiene gráficos e información para ayudarlo con cualquiera de los métodos que elija.

Antes de poder calcular FITW, necesita información sobre el empleado. Necesita saber la frecuencia de pago del empleado, cuánto ganó durante el período de pago, qué información de retención ingresó el empleado en el Formulario W-4 y si el empleado es soltero o casado. Una vez que tenga esa información, simplemente siga los gráficos de la Publicación 15.

Formulario W-4

El formulario W-4 es el documento que los empleados usan para determinar su retención de impuestos federales. Los empleados pueden reducir su retención reclamando dependientes o utilizando la hoja de trabajo de deducciones.

Los empleados deben llenar el Formulario W-4 cuando comiencen a trabajar para usted por primera vez. También pueden darle un nuevo formulario para actualizar su retención en cualquier momento, especialmente si hay un cambio de estado familiar u otro evento de la vida.

Exención de retención

Algunos empleados están exentos de retención federal. No retendrá ningún impuesto federal sobre la renta de los salarios de un empleado que esté exento de impuestos.

Un empleado debe indicar su exención de retención del Formulario W-4. Si un empleado escribe «EXENTO» en la línea 7 del formulario, no retenga el impuesto federal sobre la renta de sus salarios.

Depósito del impuesto federal sobre la renta

El impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados debe depositarse en un horario regular. No guarde los impuestos ni los use para otros fines. Conservar o usar el dinero es ilegal, y usted podría estar sujeto a sanciones civiles y penales.

Hay dos depósito horarios que usted puede usar: mensual o semi-semanal. Usted no puede elegir su horario de depósito. Antes del comienzo de cada año calendario, use las instrucciones de la Publicación 15 para determinar con qué frecuencia debe depositar el impuesto federal sobre la renta. Su programa de depósitos se basa en lo que informó en el Formulario 941 durante un período retrospectivo específico.

Cuando deposite FITW, también depositará impuestos FICA.

Debe realizar depósitos electrónicamente utilizando el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS). Si no realiza sus depósitos a tiempo, es posible que tenga que pagar una multa.

Declaración de impuestos federales sobre la renta

Debe informar la cantidad de impuestos federales que deposita. Para hacer esto, llene y envíe el Formulario 941 trimestralmente.

El formulario vence el último día del mes siguiente al final del trimestre.

  • Para el primer trimestre, el formulario vence antes del 30 de abril
  • Para el segundo trimestre, el formulario vence antes del 31 de julio
  • Para el tercer trimestre, el formulario vence antes del 31 de octubre
  • Para el cuarto trimestre, el formulario vence antes del 31 de enero

Puede reportar sus depósitos anualmente en el Formulario 944 solo si recibe una notificación por escrito del IRS. Este formulario vence el 31 de enero.

Errores en el impuesto federal sobre la renta

Si comete un error al retener el impuesto federal sobre la renta, puede hacer una corrección utilizando el Formulario 941-X (o el Formulario 944-X si utiliza el Formulario 944). Si retuvo y remitió demasiados impuestos, puede usar el formulario para hacer un ajuste o para reclamar un reembolso. Si no envió suficientes impuestos, puede llenar el formulario y enviar un pago por el monto adeudado.

No tienes que calcular el FITW tú mismo. El software de nómina de servicio completo de Patriot Software hará todos los cálculos por usted. Luego, depositaremos y presentaremos los impuestos. Con nuestros servicios de nómina, no necesita preocuparse por estos impuestos, lo que significa que tiene más tiempo para gastar en su negocio. ¡Comience su prueba gratuita hoy mismo!

Este artículo se actualizó desde su fecha de publicación original del 2/4/2012.

Esto no pretende ser asesoramiento legal; para obtener más información, haga clic aquí.

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